OSMANLI KALIP KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

1. POLİTİKANIN AMACI VE KAPSAMI

Osmanlı Kalıp Makina Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi (“Osmanlı Kalıp”) sosyal ve hukuki sorumluluğu gereğince, kişisel verileri koruma, işleme ve imha düzenlemelerine uymayı taahhüt etmektedir. İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”) yürürlükteki mevzuat çerçevesinde, uygulanmakta ve kişisel veri imha ile ilgili ulusal olarak kabul görmüş temel ilkelere dayanmaktadır. İlgili mevzuat kapsamında gerekli imha çalışmalarının yapılmasına ilişkin çerçeve ve esasları içermektedir.
Kişiler Verilerin Korunması Kanunu’nun (“Kanun”) 7nci maddesinin üçüncü fıkrasında “Kişisel verilerin silinmesine, yok edilmesine veya anonim hale getirilmesine ilişkin usul ve esaslar yönetmelikle düzenlenir” hükmü yer almaktadır. Bu hüküm ve Kanun’un 22’nci maddesinin birinci fıkrasının (e) bendine istinaden Kişisel Verileri Koruma Kurulu (“Kurul”) tarafından Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) hazırlanmış olup 28 Ekim 2017 tarihli ve 30224 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştır.
Yukarıdaki düzenlemeye dayanarak, bu Politikanın amacı, Osmanlı Kalıp’ın faaliyetlerinin yürütülmesinde topladığı kişisel verilerin, Yönetmeliğe uygun şekilde silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin usul ve esasları belirlemektir.
İşbu Politika tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerine ve bu verilerin saklanmasına ve imhasına ilişkindir.

2. TANIMLAR

KİŞİSEL VERİ: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi ifade eder. Kişilerin adı, soyadı, doğum tarihi ve doğum yeri, kişinin fiziki, ailevi, ekonomik ve sair özelliklerine ilişkin bilgiler, isim, telefon numarası, motorlu taşıt plakası, sosyal güvenlik numarası, pasaport numarası gibi veriler kişisel veridir.
ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİ: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileridir.
AÇIK RIZA: İlgili Kişinin kişisel verileriyle ilgili olarak bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradesiyle açıkladığı rıza anlamına gelmektedir.
İLGİLİ KİŞİ: Kişisel Verisi işlenen gerçek kişiyi ifade eder.
VERİ İŞLEYEN: Veri Sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak, onun adına kişisel verileri işleyen gerçek ya da tüzel kişiyi ifade eder.
VERİ SORUMLUSU: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi ifade eder.
VERİ KAYIT SİSTEMİ: Kişisel verilerin, elektronik veya fiziksel ortamda, belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi.
ANONİMLEŞTİRME: Verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi, hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişi ile ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesini ifade eder.
KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ: Kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilmez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir.
KİŞİSEL VERİLERİN YOK EDİLMESİ: Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir.

3. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASINA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR

 
 
Veri sahiplerine ait kişisel veriler, Şirket tarafından özellikle (i) ticari faaliyetlerin sürdürülebilmesi, (ii) hukuki yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi, (iii) çalışan haklarının ve yan haklarının planlanması ve ifası için Kanun ve diğer ilgili mevzuatta belirtilen sınırlar çerçevesinde saklanmaktadır.
 
Saklamayı gerektiren sebepler aşağıdaki gibidir:
 
• Kişisel verilerin sözleşmelerin kurulması ve ifası ile doğrudan doğruya ilgili olması nedeniyle saklanması,
• Kişisel verilerin bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması amacıyla saklanması,
• Kişisel verilerin kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Şirket’in meşru menfaatleri için saklanmasının zorunlu olması,
• Kişisel verilerin Şirket’in herhangi bir hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi amacıyla saklanması,
• Mevzuatta kişisel verilerin saklanmasının açıkça öngörülmesi,
• Veri sahiplerinin açık rızasının alınmasını gerektiren saklama faaliyetleri açısından veri sahiplerinin açık rızasının bulunması.
 
Yönetmelik uyarınca, aşağıda sayılan hallerde veri sahiplerine ait kişisel veriler, Şirket tarafından resen yahut talep üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir:
 
• Kişisel verilerin işlenmesine veya saklanmasına esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası sebebiyle gerekli olması hali,
• Kişisel verilerin işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
• Kanun’un 5. ve 6. maddelerindeki kişisel verilerin işlenmesini gerektiren şartların ortadan kalkması,
• Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin rızasını geri alması,
• İlgili kişinin, Kanun’un 11. maddesindeki hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin yaptığı başvurunun veri sorumlusu tarafından kabul edilmesi,
• Veri sorumlusunun, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabın yetersiz bulunması veya Kanun’da öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurul’a şikâyette bulunulması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
• Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olmasına rağmen, kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması.
 

4. İDARİ VE TEKNİK TEDBİRLER İLE KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASINA İLİŞKİN USULLER,

Şirketimiz, bilginin bütünlüğünü koruyacak ve sürekli erişilebilirliğini garanti altına alacak alt yapıyı ve kontrolleri hayata geçirmiştir. Kişisel verilerin tedbirsizlikle veya yetkisiz olarak açıklanmasını, erişimini, aktarılmasını veya başka şekillerdeki hukuka aykırı erişimi önlemek için ve oluşabilecek diğer teknik tehditler karşısında korunacak verinin niteliğine göre, aşağıda yer verilen teknik ve idari tedbirler uygulamaya konulmuştur.
4.1. Teknik Tedbirler
Güvenlik sistemi kişisel verilerin kişilere ait bilgi sistemlerinde bulunduğu esnada tüm tehditlere karşı korunmasıdır. Bilgi güvenliği tehditleri arasında, organizasyon bünyesinde çalışan kişilerin oluşturabileceği bilinçli veya bilinçsiz tehditler olarak tanımlayabileceğimiz iç tehditler çok önemli bir yer tutmaktadır
Organizasyon bünyesinde çalışan kişilerin oluşturabileceği bilinçli veya bilinçsiz tehditler dikkate alınarak bilgiye erişimi kontrol etmek ve yetkisiz erişimleri önlemek için ilgili tüm alanlarda yazılım ve donanım cihazları üzerinden gerekli güvenlik kontrollerini hayata geçirilmiştir.
Sistem yöneticilerinin sistemi güçlü bir şekilde izlemesine yardımcı olmak amacıyla güvenli programlar kullanılmaktadır. Bu programlar ile çalışanların günlük faaliyetlerinin yetki profillerine uyum sağlayıp sağlamadığı kontrol edilir. Yetkiler şirket bilgi sistem birimi tarafından düzenli olarak kontrol edilmektedir.
Yetki düzeyi onayları veri sorumlusu yöneticisi tarafından verilmektedir.
Kişisel veri kaynaklarına erişim için personel veya üçüncü şahıslar tarafından kullanılan şifreler, ilgili sistemler için tanımlanmış olan şifre belirleme kurallarına uyumlu olarak düzenlenmektedir. Rakam, büyük harf, küçük harf, noktalama işareti kombinasyonların dan oluşan, akılda kalıcı, eski şifrelere benzemeyen karmaşık şifreler kullanılmaktadır.
Şirkette dış ağlardan gelebilecek tehditlere karşı katmanlı ağ güvenlik tedbirleri tesis edilmiştir.
Şirket Bilgisayar sistemlerinde Draytek 2762 firewall, antivirüs yazılımları, güvenlik duvarları, VPN yazılım/donanımları, içerik kontrolcüler, merkezi yönetim yazılımları kullanılmaktadır.
Virüslerin en çok yayıldığı servisler olan e-mail, http ve ftp trafikleri firewall mantığı esas alınarak firewall ağ geçidine yönlendirilir. Buradaki tarama işleminden sonra gerekli yerlere yönlendirilme yapılır. Bu sistemle dışarıdan gelecek olan atakları engellenmiş olur. Mail sunucuları üzerine kurulan antivirüs sistemiyle yerel ağ içerisinde e-mail aracılığıyla dolaşan virüslerde etkisiz hale getirilmiş olur.
Sunucu bilgisayarları üzerine kurulan virüs koruma yazılımları ve şirket çalışanlarının sistemlerini kontrol edecek yazılımlarla şirketimizde kurumsal antivirüs çözümü sağlanmış olmaktadır.
Bu denetleme çalışmaları; bilinen açıklara karşı güvenlik taraması, uygulama tipine göre uygulamaya yönelik güvenlik taramaları ve sistem yapılandırma kontrollerini kapsamaktadır.
Şirket teknik tedbirler kapsamında;
 
• Kurulan sistemler kapsamında gerekli iç kontrolleri yapar.
• Kurulan sistemler kapsamında bilgi teknolojileri risk değerlendirmesi ve iş etki analizinin gerçekleştirilmesi süreçlerini yürütür.
• Verilerin kurum dışına sızmasını engelleyecek veyahut gözlemleyecek teknik altyapının temin edilmesini ve ilgili matrislerin oluşturulmasını sağlar.
• Düzenli olarak ve ihtiyaç oluştuğunda sızma testi hizmeti alarak sistem zafiyetlerinin kontrolünü sağlar.
• Bilgi teknolojileri birimlerinde çalışanların kişisel verilere erişim yetkilerinin kontrol altında tutulmasını sağlar.
• Kişisel verilerin yok edilmesini geri dönüştürülemeyecek ve denetim izi bırakmayacak şekilde sağlar.
• Kanun’un 12. maddesi uyarınca, kişisel verilerin saklandığı her türlü dijital ortamı, bilgi güvenliği gereksinimlerini sağlayacak şekilde şifreli veya kriptografik yöntemler ile korur.
• Verilerin bulunduğu ortamlara ait güvenlik güncellemelerini sürekli takip ederek gerekli güvenlik testlerinin düzenli olarak yaptırılmasını sağlar.
• Özel nitelikli kişisel verilere bir yazılım aracılığı ile erişilen durumlarda bu yazılıma ait kullanıcı yetkilendirmelerini yaparak bu yazılımların güvenlik testlerinin düzenli olarak yaptırılmasını sağlar.
• Özel nitelikli kişisel verilere uzaktan erişim gereken hallerde en az iki kademeli kimlik doğrulama sistemi sağlar.
• Özel nitelikli kişisel verilerin aktarıldığı durumlarda;
   - Verilerin e-posta ile aktarılması gerekiyor ise bunların şifreli olarak kurumsal e-posta adresiyle veya KEP hesabı kullanılarak aktarılmasını,
   - Verilerin taşınabilir bellek, CD, DVD gibi ortamlar yoluyla aktarılması gerekiyorsa kriptografik yöntemler ile şifrelenmesini,
   - Farklı fiziksel ortamdaki sunucular arasında aktarma gerçekleşiyor ise sunucular arasında VPN kurularak veya sFTP yöntemiyle aktarmanın sağlanmasını,
   - Verilerin kağıt ortamında aktarımı gerekiyorsa evrakın “gizlilik dereceli belgeler” formatında gönderilmesini sağlar.
 
4.2. İdari Tedbirler
Osmanlı Kalıp olarak Veri Güvenliğine ilişkin hazırladığımız politikaların temel amacı, yürütülen kişisel veri işleme faaliyeti ve kişisel verilerin korunmasına yönelik süreçler hakkında açıklamalarda bulunmak, kişisel verileri şirket tarafından işlenen veri sahibi gerçek kişileri bilgilendirmek, uygulamada şeffaflığı ve veri güvenliğini ve Kanuna uyumu sağlamaktır.
Organizasyon bünyesinde çalışan kişilerin oluşturabileceği bilinçli veya bilinçsiz tehditler ve dış ağlardan gelebilecek tehlikeler dikkate alınarak, bilgiye erişimi kontrol etmek ve yetkisiz erişimleri önlemek, veri güvenliğini sağlamak için ilgili alanlarda, Erişim, Bilgi Güvenliği, Saklama-Yedekleme, Silme- Anonimleştirme politikaları uygulamaya alınmıştır. Uygulamalar üzerinde teknik kontrol sistemleri kurulmuştur. Veri sorumlusu olarak şirket kurum içi sistematik periyodik denetimleri Veri Güvenlik Koordinatörü ve/veya Veri Kontrol Sorumlusu kanalıyla yapmaktadır. Denetimler gerek görüldüğünde bağımsız denetim şirketlerine yaptırılır.
Gizlilik taahhütnameleri; Veri sorumluları ile veri işleyen gerçek veya tüzel kişiler, öğrendikleri kişisel verileri KVKK hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklayamazlar. Bu yükümlülük görevden ayrılmalarından veya hizmet sözleşmelerinin sona ermesinden sonra da devam eder.
Kanunun 12. Maddesi ikinci fıkrası gereği Veri İşleyenler, kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması konusunda veri sorumlusu ile müştereken sorumludur.
Kişisel verilerin işlenme ve aktarılma amaçlarını ve veri kategorilerini açıklayan ve veri güvenlik tedbirlerin veri işleyen nezdinde denetlemeye tabi olduğunu belirten bir yazı veri işleyene verilmektedir.
Veri gizliliğinin sağlanması ve güvenlik tedbirlerine uyulması konusunda tüm çalışanlardan ve veri işleyen diğer şahıs veya kurumlardan taahhütname alınması zorunlu kılınmıştır.
Çalışanlar, danışmanlar, bilgi sistem destek şirketleri ve diğer üçüncü kişi veya şirketlerle yapılan sözleşmelere de bu kapsamda gizlilik taahhütnameleri eklenmektedir.
Şirketimiz, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemeye ve verilerin muhafazasını sağlamaya yönelik farkındalığın artırılması için iş birimlerine gerekli eğitimlerin düzenlenmesini sağlamaktadır.
Şirketimiz mevcut çalışanlarının ve bünyesine yeni dâhil olan çalışanların kişisel verilerin korunması konusunda farkındalığının oluşması için gerekli sistemler kurmakta, konuya ilişkin ihtiyaç duyulması halinde danışmanlar ile çalışmaktadır. Bu doğrultuda Şirketimiz, ilgili eğitimlere, seminerlere ve bilgilendirme oturumlarına yapılan katılımlar değerlendirmekte olup ilgili mevzuatın güncellenmesine paralel olarak yeni eğitimler düzenlemektedir.
Şirket idari tedbirler kapsamında;
 
• Saklanan kişisel verilere Şirket içi erişimi iş tanımı gereği erişmesi gerekli personel ile sınırlandırır. Erişimin sınırlandırılmasında verinin özel nitelikli olup olmadığı ve önem derecesi de dikkate alınır.
• İşlenen kişisel verilerin hukuka aykırı yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurul’a bildirir.
• Kişisel verilerin paylaşılması ile ilgili olarak, kişisel verilerin paylaşıldığı kişiler ile kişisel verilerin korunması ve veri güvenliğine ilişkin çerçeve sözleşme imzalar yahut mevcut sözleşmesine eklenen hükümler ile veri güvenliğini sağlar.
• Kişisel verilerin işlenmesi hakkında bilgili ve deneyimli personel istihdam eder ve personeline kişisel verilerin korunması mevzuatı ve veri güvenliği kapsamında gerekli eğitimleri verir.
• Kendi tüzel kişiliği nezdinde Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapar ve yaptırır. Denetimler sonucunda ortaya çıkan gizlilik ve güvenlik zafiyetlerini giderir.
• Kişisel verilerin bulunduğu ortama göre yeterli güvenlik önlemlerinin (elektrik kaçağı, yangın, su baskını, hırsızlık vb. durumlara karşı) alınmasını sağlar ve bu ortamlara yetkisiz giriş çıkışları engeller.
 
4.3. Kişisel Verilerin Silinmesi
 
Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale
getirilmesi işlemidir.
Osmanlı Kalıp, kendi organizasyonu içerisindeki ilgili iş biriminin kişisel verilerin işlenmesi için gerekli olan amacı ve saklama süresi sona erdikten sonra, bu iş biriminin (ilgili kullanıcı) ilgili kişisel verileri işlemesini engelleyecek teknik ve idari tedbirleri alır. Osmanlı Kalıp içerisindeki diğer iş birimlerinin aynı kişisel veri için gerekli olan işleme amaçları ve saklama süreleri sona ermeden ilgili kişisel veri silinmez, yok edilmez veya anonim hale getirilmez.
Kişisel verilerin silinmesi işlemi, silinmesi gerekmeyen diğer verilere de sistem içerisinde erişilememe
ve bu verileri kullanamama sonucunu doğuracak ise;
a) Kişisel verilerin anonim hale getirilerek arşivlenmesi veya
b) Başka herhangi bir kurum, kuruluş veya kişinin erişimine kapalı olması ve kişisel verilere yalnızca
yetkili kişiler tarafından erişilmesini sağlayacak şekilde gerekli her türlü teknik ve idari tedbirlerin alınması, kaydıyla kişisel veriler silinmiş sayılacaktır.
 
4.4. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi
 
Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri
getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir.
 
Osmanlı Kalıp, kişisel verilerin yok edilmesiyle ilgili gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almakla yükümlüdür. Kişisel verilerin saklandığı donanımın niteliğine göre, ilgili diskler yakılır ve geri dönülemeyecek şekilde kırılır.
 
4.5. Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi
 
Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.
 
Osmanlı Kalıp tarafından kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; veri sorumlusu, alıcı veya alıcı grupları tarafından; geri döndürme ve verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kişisel verilerin kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir. Osmanlı Kalıp, kişisel verilerin anonim hale getirilmesiyle ilgili gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almakla yükümlüdür.
 

5. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

 
Şirket tarafından Kanun ve diğer ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak elde edilen kişisel verilerinizin saklama ve imha sürelerinin tespitinde aşağıda sırasıyla belirtilen ölçütlerden yararlanılmaktadır:
• Mevzuatta söz konusu kişisel verinin saklanmasına ilişkin olarak bir süre öngörülmüş ise bu süreye riayet edilir. Anılan sürenin sona ermesi akabinde veri hakkında aşağıdaki madde kapsamında işlem yapılır,
• Söz konusu kişisel verinin saklanmasına ilişkin olarak mevzuatta öngörülen sürenin sona ermesi veya ilgili mevzuatta söz konusu verinin saklanmasına ilişkin olarak herhangi bir süre öngörülmemiş olması durumunda sırasıyla,
   - Kişisel veriler, Kanun’un 6. maddesinde yer alan tanımlama baz alınarak, kişisel veriler ve özel nitelikli kişisel veriler olarak sınıflandırmaya tabi tutulur. Özel nitelikte olduğu tespit edilen tüm kişisel veriler imha edilir. Söz konusu verilerin imhasında uygulanacak yöntem verinin niteliği ve saklanmasının Şirket nezdindeki önem derecesine göre belirlenir.
   - Verinin saklanmasının Kanun’un 4. maddesinde belirtilen ilkelere uygunluğu örneğin; verinin saklanmasında Şirket’in meşru bir amacının olup olmadığı sorgulanır. Saklanmasının Kanun’un 4. maddesinde yer alan ilkelere aykırılık teşkil edebileceği tespit edilen veriler silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir.
  - Verinin saklanmasının Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde öngörülmüş olan istisnalardan hangisi/hangileri kapsamında değerlendirilebileceği tespit edilir. Tespit edilen istisnalar çerçevesinde verilerin saklanması gereken makul süreler tespit edilir. Söz konusu sürelerin sona ermesi halinde veriler silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir.

• Saklama süresi dolan kişisel veriler, işbu Politika’nın ekinde yer alan imha süreleri çerçevesinde, 6 (altı) aylık periyodlarla işbu Politika’da yer verilen usullere uygun olarak anonim hale getirilir veya imha edilir. Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az 3 (üç) yıl süreyle saklanır.

Kişisel Veriler Politikası’nın 4. maddesinde belirtilen hususlar dikkate alınarak aşağıdaki tabloda belirtilen süreler boyunca saklanarak, süre sonunda ise anonim hale getirilecek veya yok edilecektir :
 

Süreç	Saklama Süresi	İmha Süresi
İş Kanunu kapsamında saklanılan veriler (örn. performans kayıtları vs.)	İş ilişkisinin sona ermesine müteakip 5 yıl	Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde
İş sağlığı ve güvenliği mevzuatı kapsamında toplanan veriler (sağlık raporları vs.)	İş ilişkisinin sona ermesine müteakip 10 yıl	Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde
SGK mevzuatı kapsamında tutulan veriler	İş ilişkisinin sona ermesine müteakip 10 yıl	Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde
İş kazası/meslek hastalığına ilişkin bir talepte/davada kullanılabilecek dokümanlar	İş ilişkisinin sona ermesine müteakip 10 yıl	Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde
Sair ilgili mevzuat gereği toplanan veriler	İlgili mevzuatta öngörülen süre kadar	Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde
İlgili kişisel verinin Türk Ceza Kanunu veya sair ceza hükmü getiren mevzuat kapsamında bir suça konu olması	Dava zaman aşımı müddetince	Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde
Müşteri verileri	Kayıt altına alınmasına müteakip 10 yıl	Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde
Kimlik Bilgileri	Hukukî ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl	Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde
İletişim Bilgileri	Hukukî ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl	Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde
Lokasyon Bilgileri	Hukukî ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl	Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde
Özlük Bilgileri	Hukukî ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl	Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde
İşlem Güvenliği Bilgileri	Hukukî ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl	Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde
Finans	Hukukî ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl	Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde
Fiziksel Mekan Güvenliği	Saklanmasını Gerektirecek Başka Bir Durum Olmadığı Takdirde 1 Ay	Saklama süresinin sona ermesi ile birlikte derhal
Sağlık Bilgileri	Hukukî ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl	Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde
Görsel ve İşitsel Kayıtlar	Hukukî ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl	Saklama süresinin sona ermesi ile birlikte derhal
Mesleki Deneyim	Hukukî ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl	Saklama süresinin sona ermesi ile birlikte derhal
Pazarlama Bilgileri	10 yıl	Saklama süresinin sona ermesi ile birlikte derhal
Risk Yönetimi	10 yıl	Saklama süresinin sona ermesi ile birlikte derhal

 
Şirket’in ilgili kişisel veriyi kullanma amacı sona ermedi ise, ilgili mevzuat gereği ilgili kişisel veri için öngörülen saklama süresi tabloda yer alan sürelerden fazla ise veya ilgili konuya ilişkin dava zamanaşımı süresi kişisel yerinin tabloda yer alan sürelerden fazla saklanmasını gerektiriyorsa, yukarıdaki tabloda yer alan süreler uygulanmayabilecektir. Bu halde kullanım amacı, özel mevzuat veya dava zamanaşımı süresinden hangisi daha sonra sona eriyor ise, o süre uygulama alanı bulacaktır.
 

6. KİŞİSEL VERİLERİ KORUMA KOMİTESİNİN GÖREV VE YETKİLERİ

 
Kişisel Verileri Koruma Komitesi, Politika’nın ilgili iş birimlerine duyurulmasından ve gereklerinin yerine getirilmesinin takibinden sorumludur.
 
Kişisel Verileri Koruma Komitesi kişisel verilerin korunmasına ilişkin mevzuat değişiklikleri, Kurulun düzenleyici işlemleri ile kararları, mahkeme kararları veya süreç, uygulama ve sistemlerdeki değişiklikler gibi durumları ilgili iş birimlerinin takip etmesi ve gerekiyorsa iş süreçlerini güncellemeleri için gerekli duyuruları ve bildirimleri yapar ve Kanun ve ikincil düzenlemeleri ile Kurulun kararları ve düzenlemeleri, mahkeme kararları ve sair yetkili makamların kararlarının ve/veya taleplerinin incelenmesi, değerlendirilmesi, takibi ve sonuçlandırılmasına yönelik süreçleri belirler ve ilgili birimlere duyurur.
 
 POLİTİKANIN YÜRÜRLÜĞE SOKULMASI, İHLAL DURUMLARI VE YAPTIRIMLAR
 
• İşbu Politika 30.09.2020 tarihinde yürürlüğe girecek ve yürürlüğü itibariyle tüm iş birimleri, danışmanlar, dış hizmet sağlayıcıları ve kişisel veri işleyen herkes için bağlayıcı olacaktır.
 
• Çalışanların politikanın gereklerini yerine getirip getirmediğinin takibi ilgili çalışanların amirlerinin sorumluluğunda olacaktır. Politikaya aykırı davranış tespit edildiğinde konu derhal ilgili çalışanın amiri tarafından bağlı bulunan bir üst amire bildirilecektir.
 
• Aykırılığın önemli boyutta olması halinde ise üst amir tarafından vakit kaybetmeksizin Kişisel Verileri Koruma Komitesi’ne bilgi verilecektir.
 
• Politikaya aykırı davranan çalışan hakkında, İnsan Kaynakları tarafından yapılacak değerlendirme sonrasında gerekli idari işlem yapılacaktır.
 
Osmanlı Kalıp Makina Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi
Mersis No: 0648016750500013
Ticaret Sicil No: 431336-0
 

13 OCAK 2021